Przeczytałam ostatnio artykuł oparty na badaniach przeprowadzonych w latach 2001-2004 wśród ponad tysiąca menedżerów (kierowników wszystkich szczebli) ze stażem menedżerskim minimum 4-letnim, zatrudnionych w 50 firmach w Polsce z różnych branż i będących w różnej fazie rozwoju. Badaniu poddane były najczęstsze błędy polskich menedżerów.

1. Słaby przepływ informacji pomiędzy zespołami (komunikacja pozioma) - pracownicy jednego działu nie wiedzą, co się dzieje w innym. Często z takiej sytuacji wynika to, że dwa zespoły pracują nad tym samym rozwiązaniem;

Przykłady z badań:

• W niewielkiej firmie sprzedającej oprogramowanie dwa zespoły handlowe niezależnie od siebie przetłumaczyły tę samą ofertę handlową na język angielski;
• W znanej firmie produkcyjnej szef logistyki postanowił zwiększyć stan zapasów. Ale zapomniał o tym poinformować dyrektora finansowego, który nie zdążył na czas przygotować środków finansowych.

2. Nieświadome generowanie plotek - głównie wynika to z niewłaściwego przekazywania informacji. Menedżerowie często nie zastanawiają się, jak w sposób zwięzły i zrozumiały przekazać informację swoim podwładnym.

Przykłady z badań:

• W firmie internetowej menedżerowie na jednym z zebrań z pracownikami napomknęli, że rozważają zmiany w składzie inwestorów. Nie powiedzieli nic więcej – w szczególności, że chodzi o podniesienie kapitału. A że próżnię informacyjną zawsze wypełnia plotka – następnego dnia w palarni zastanawiano się, czy z firmą jest tak źle, ze zarząd chce ją sprzedać. Część osób zaczęła się rozglądać za nową pracę.
• W jednym z banków zarząd zdawkowo poinformował dyrektorów, że wprowadza system ocen okresowych. Ci równie zdawkowo przekazali kierownikom, że mają uprzedzić pracowników o zbliżającej się ocenie. A pracownicy odebrali to jako zapowiedź zwolnień.

3. Nieumiejętne pozapłacowe motywowanie pracowników - menedżerowie podejmują decyzję o zastosowaniu narzędzi pozapłacowego motywowania w sposób intuicyjny, bez sprawdzenia realnych potrzeb pracowników.

Przykład z badań:

• W jednej z firm dział personalny uznał, że handlowcy są za mało zmotywowani do pracy. Szef działu postanowił ich zmotywować poprzez zwiększenie liczby wyjazdów integracyjnych i szkoleń wyjazdowych. Podczas jednego z wyjazdów handlowców spytano, co ich demotywuje. Odpowiedź: mają tyle różnych wyjazdów, że nie mają już czasu dla rodziny.

4. Nieumiejętne prowadzenie zebrań - spotkania są zbyt długie, źle zorganizowane, z ustaleniami pozostającymi tylko na papierze.

Przykłady z badań:

• W pewnej hucie podczas zebrań panowała zupełna dowolność w poruszaniu niezapowiedzianych tematów. W efekcie zebrania się przeciągały i było ich tak wiele, że czasem uczestnicy nie zdążali z jednych zebrań na następne. Ponieważ zawsze na nich czekano, kolejne zebrania się opóźniały. Pojawiał się efekt domina: te ostatnie potrafiły trwać do 21ej. W końcu nikt nie chciał przychodzić na zebrania i nic nie można było na nich ustalić.
  
• W dużej firmie przemysłowej zebrania stanowiły jedną trzecią czasu pracy kierowników zespołów produkcyjnych. Efekt: zamiast wzrostu, odnotowano spadek produktywności – bo za każdym razem, gdy na produkcji zdarzył się problem, osobę odpowiedzialną trzeba było wzywać z zebrania.

5. Opinia o własnej nieomylności - powszechna u menedżerów, która skutkuje zamknięciem się na jakąkolwiek krytykę, pomysły podwładnych itp. Pracownicy stają się przez to niesamodzielni, wykazują brak inicjatywy, pojawia się frustracja wśród najzdolniejszych, którzy chcieliby się rozwijać.

Przykład z badań:

• W jednej z sieci handlowej menedżer wysokiego szczebla zakwestionował wyniki badania, które sam wcześniej zlecił wybranej przez siebie firmie. Powód: wyniki audytu okazały się niezgodne z jego oczekiwaniami. Gdyby je uznał, musiałby przyznać się do popełnianych wcześniej błędów. Wolał więc przekonać zarząd, że badanie przeprowadzono w sposób niezgodny z metodologią i wnioski są nieprzydatne.

6. Dobieranie filozofii zarządzania ludźmi do panującej mody, np. jeśli modny jest temat "zarządzania kompetencjami", to wiele firm to wdraża, bo "wypada to mieć" bez wcześniejszej analizy przydatności i opłacalności zastosowania takiego rozwiązania.

Przykład z badań:

• W pewnej firmie handlowej wdrożone koncepcję „e-learning” (nauka przez Internet lub intranet), bo podobną wcześniej wdrożył jeden z dostawców firmy i był bardzo zadowolony. Zapomniano tylko, że większość pracowników to handlowcy pracujący w terenie - nie oni mają dostępu do Internetu.

7. Niewykorzystywanie prostych technik wspomagających pracę menedżera - nota bene znanych w większości przypadków chociażby ze studiów - analiza SWOT, burza mózgów itp.

Przykład z badań:

• W firmie produkującej kosmetyki pracownicy działu kadr liczyli wszystko w kalkulatorze (ew. Excelu) jeszcze długo po wprowadzeniu specjalistycznego oprogramowania, które automatyzowało proces. Wina leżała też po stronie firmy wdrażającej system – zabrakło szkoleń dla pracowników.

8. Mentalność produkcyjna a nie kliencka - wśród wielu menedżerów panuje przekonanie, że zadaniem firmy jest produkować dużą liczbę wyborów o dobrej jakości bez względu na wszystko, a szczególnie bez uwzględnienia potrzeb klientów i możliwości finansowych firmy.

Przykłady z badań:

• Menedżerom firmy produkującej tanią żywność trudno było zrozumieć, że zarząd firmy skąpi na zakup dobrego surowca do opakowań. Nie potrafili przyjąć do wiadomości, że w sklepach dyskontowych (główni odbiorcy firmy) decyduje niska cena, nawet kosztem jakości.
  
• Szef programistów w firmie informatycznej obraził się na szefa sprzedaży, gdy ten zaproponował uproszczenie ich flagowego produktu – systemu do tworzenia stron www. Uznał, że nie po to stworzył tak skomplikowaną technologię, by teraz uginać się pod oczekiwaniami niedouczonych klientów.

Badanie przeprowadzone zostało przez firmę Training Partners (www.trenerzy.pl).

Inne informacje, które mogą Cię zainteresować:

Jak zwiększyć swój potencjał i zdolność do osiągania lepszych wyników? Tutaj dowiesz się o tym, jak mogę Ci pomóc osiągnąć wyższą skuteczność jako menedżer, lepszą współpracę w zespole, lepsze zarządzanie czasem lub inny zawodowy cel, który sobie postawisz.

Jak mieć więcej satysfakcji z życia? Tutaj dowiesz się o tym, jak mogę Ci pomóc pogłębić ważne dla Ciebie relacje, dojść do równowagi między pracą a życiem osobistym lub osiągnąć inny osobisty cel, który sobie postawisz.