Przede wszystkim pamiętaj o tym, że celem nadrzędnym rozmowy oceniającej jest komunikacja i motywacja. Miej to na uwadze przez cały czas w trakcie przekazania informacji zwrotnej odnośnie pracy pracownika, ustalenia celów do realizacji na następny okres i określenia sposobów rozwoju kompetencji pracownika.

Funkcje rozmowy oceniającej: 

Ważne jest też, żeby wiedzieć, że rozmowa oceniające spełnia następujące funkcje:

• stymuluje - zachęca do bardziej wydajnej pracy;
• koryguje - pomaga zidentyfikować obszary i powody trudności;
• pomaga zrozumieć zadania i normy efektywności - pogłębia stopień rozumienia istoty zadań oraz norm, wartości i standardów;
• analizuje jakość pracy i jakość relacji międzyludzkich - dotyczy aktualnego i optymalnego poziomu wydajności;
• pozwala na lepsze wzajemne zrozumienie.

Przed rozmową oceniającą. 

Przed rozmową oceniającą dobrze się do niej przygotuj:

• zaplanuj spotkanie z ok. 2 tygodniowym wyprzedzeniem (dajesz w tej sposób również pracownikowi czas na przygotowanie się do rozmowy),
• zaaranżuj odpowiednie miejsce rozmowy,
• uporządkuj informacje niezbędne z punktu widzenia oceny, 
• zapoznaj się z arkuszem oceny
• przygotuj cele i strategię przeprowadzenia rozmowy.

Pomocne może też okazać się zebranie dodatkowych informacji o pracowniku:

• jego aktualne obowiązki, plan pracy,
• cele dotyczące ocenianego okresu,
• informacje dotyczące trudności,
• jego mocne strony i obszary do doskonalenia,
• informacje na temat szkoleń, w którym uczestniczył.

Jak przeprowadzić rozmowę?

W trakcie rozmowy oceniającej trzymaj się poniższych wskazówek: 

• określ sytuację, przypomnij cel rozmowy, zaproś pracownika do aktywnego udziału;
• przedstaw kryteria wg. których będziesz oceniał jego pracę. Zacznij od ego, w którym pracownik wypadł pozytywnie;
• poproś o samoocenę. Wyjaśnij powód. Rozmawiaj o interesach a nie o stanowiskach (zrozum motywację pracownika);
• omów swoje obserwacje, poinformuj o błędach, powiedz z jakiego powodu jest to ważne dla Ciebie (jakie interesy zostały utrzymane/zagrożone, jakie kłopoty sprawiła dana postawa);
• zapytaj o opinię na temat swoich obserwacji, NIE wdawaj się w dyskusję! Twoja decyzja (ocena) nie podlega negocjacjom;
• zaproponuj pomoc w przypadku pojawienia się trudności w poprawie mankamentów; zasugeruj działania mające na celu rozwój;
• podziękuj za rozmowę, okaż pozytywne emocje.

Najczęściej popełniane błędy.

Błędy, których możesz uniknąć w trakcie rozmowy oceniającej to:

• niedostrzeganie pozytywów - rozmowa ma charakter krytyki, oskarżeń;
• przekształcanie rozmowy oceniającej w luźną pogawędkę;
• dokonywanie powierzchownych ocen;
• utrudnianie pracownikowi możliwości wypowiadania się - monolog menadżera zamiast zadawania pytań;
• nadmierna koncentracja na błędach i przeszłości zamiast na rozwoju i przyszłości;
• ocena typu "zawsze/nigdy" np. "zawsze się spóźniasz";
• porównywanie i przeciwstawianie sobie pracowników.

Inne informacje, które mogą Cię zainteresować:

Jak zwiększyć swój potencjał i zdolność do osiągania lepszych wyników? Tutaj dowiesz się o tym, jak mogę Ci pomóc osiągnąć wyższą skuteczność jako menedżer, lepszą współpracę w zespole, lepsze zarządzanie czasem lub inny zawodowy cel, który sobie postawisz.

Jak mieć więcej satysfakcji z życia? Tutaj dowiesz się o tym, jak mogę Ci pomóc pogłębić ważne dla Ciebie relacje, dojść do równowagi między pracą a życiem osobistym lub osiągnąć inny osobisty cel, który sobie postawisz.